Tedarikçilerin doğru fiyat verebileceği bir gemi ikmal RFQ'su nasıl hazırlanır?

Gemi ikmal RFQ'sunda neler bulunmalıdır?

Gemi ikmal RFQ'sunda, tedarikçinin geri dönüp soru sormadan fiyat verip teslim edebilmesi için gereken her şey bulunmalıdır: tüm sipariş için gemi ve liman bilgileri, her kalem için ise IMPA kodu, tam tanım, miktar ve ölçü birimi. Açık bırakılan her konu ya tedarikçi tarafından tahmin edilir ya da güvenlik payı eklenerek fiyatlandırılır.

Talebi iki bölüm olarak düşünün. Başlık kısmı siparişi anlatır: kim satın alıyor, hangi gemi için, nereye ve ne zaman teslim edilecek, hangi belgeler ve ödeme koşulları geçerli. Kalemler ise malzemeyi anlatır. Aşağıdaki bölümler bu sırayı izler.

Tedarikçinin hangi gemi ve teslimat bilgilerine ihtiyacı vardır?

Gemi adını, IMO numarasını, teslimat limanını, beklenen varış ve ayrılış zamanını ve teslimat şeklini yazın. Tedarikçi bunlarla siparişin geminin gerçekten orada kalacağı sürede gemiye verilip verilemeyeceğini kontrol eder.

• IMO numarası. "IMO" harfleri ve yedi rakamdan oluşur; IMO'ya göre bir gemiye bir kez verilir ve gemi adını ya da bayrağını değiştirse de korunur. Adların birbirine benzediği durumlarda şüpheyi ortadan kaldırır.
• Liman ve ETA/ETD. Limanı (biliniyorsa rıhtım, terminal veya demir yerini de) yazın; ETA'yı ve mümkünse ETB ile ETD'yi belirtin. Geminin limanda yalnızca birkaç saat kalması, tedarikçinin verebileceği taahhüdü değiştirir.
• Teslimat aralığı. Yalnızca "acil" yazmak yerine, malzemeyi kabul edebileceğiniz en erken ve en geç tarihi belirtin.
• Teslimat şekli. Borda yanında, filika ile demir yerine, liman acentesi aracılığıyla veya karada bir adrese.
• İletişim. Liman ziyareti boyunca ulaşılabilecek bir ad, e-posta ve telefon; liman acentesi atanmışsa onun iletişim bilgileri.

Her RFQ kalemini nasıl yazmalıyım?

Her kalemi IMPA kodu, tam tanım, miktar ve ölçü birimi (UOM) olarak yazın. IMPA Marine Stores Guide her altı haneli kodu tek bir tanıma bağlar; dolayısıyla kod belirsizliğin büyük bölümünü ortadan kaldırır, tanım ve UOM ise onu doğrular. Ürünün üretici parça numarası varsa onu da ekleyin.

Aşağıdaki üç kalem, bu sitenin IMPA referansında kayıtlı kodları ve tanımları kullanır (herkese açık ShipServ kataloğuyla karşılaştırılmıştır). UOM sütunu tipik olarak yazacağınız birimi gösterir; göndermeden önce kodun katalogda listelenen birimini doğrulayın.

1. ve 2. kalemler yalnızca ölçüde farklıdır ve her ölçünün ayrı bir kodu vardır; "12 ya da 14 mm'lik bir kelepçe" diye tahmin yürütmenin hata olmasının nedeni budur. Teknik yedek parçalar için üreticiyi, modeli, seri numarasını, ölçüleri, malzemeyi ve kabul edilebilir alternatif markaları ekleyin. Bkz. IMPA kodu nedir.

Hangi belgeleri, ambalajı, para birimini ve ödeme koşullarını istemeliyim?

Bunları teslimattan sonra değil, teklif alınmadan önce RFQ'da belirtin. Tipik talepler şunlardır: irsaliye, fatura, çeki listesi (packing list), uygunluk sertifikası, kimyasallar ve boyalar için güvenlik bilgi formu (SDS) veya ürün veri föyü, garanti ve ürünün gerektirdiği klas ya da kalibrasyon sertifikaları.

• Ambalaj ve markalama. Koli ya da paletlerin nasıl işaretleneceğini (gemi adı, liman, sipariş numarası) ve vinçle indirme-bindirme için koli boyutu veya ağırlığı sınırını belirtin. Bunlar sizin kendi şartlarınızdır; belirtilecek evrensel bir markalama kuralı yoktur.
• Para birimi. Tek bir para birimi isteyin (USD, EUR veya yerel para birimi).
• Ödeme koşulları. Peşin, belirli gün vadeli kredi veya şirketinizin standardı.
• Teklif geçerliliği. Fiyatların kaç gün geçerli olacağını sorun. Satın alma onayınızdan önce sona eren bir teklifin pek faydası yoktur.
• İkame ürünler ve kısmi teslimat. Alternatiflerin veya parçalı teslimatların kabul edilip edilmediğini belirtin.

En sık yapılan RFQ hataları nelerdir?

En sık yapılan hatalar eksik UOM, belirsiz ölçü, liman veya ETA bilgisinin bulunmaması ve farklı türde malzemelerin aynı listede karıştırılmasıdır.

• Eksik veya belirsiz UOM. "10 kutu", "10 koli", "10 kg" ve "10 adet" farklı siparişlerdir. Bkz. deniz tedarikinde ölçü birimleri.
• Belirsiz ölçü. "Kelepçe 12" milimetre ya da inçin bir kesri olabilir; ayrıca omega (bow) veya düz kelepçe anlamına gelebilir. Birimi ve tipi yazın.
• Liman veya ETA yok. Bunlar olmadan tedarikçi stok durumunu ya da lojistiği değerlendiremez.
• Kumanya ile yedek parçanın karıştırılması. Taze gıda, güverte malzemeleri ve makine yedek parçaları genellikle farklı tedarikçilerden ve farklı temin sürelerinde sağlanır. Kalemleri kategoriye göre gruplayın veya ayrı talepler gönderin.
• Kod ile tanım uyuşmuyor. Kod bir şey, metin başka bir şey söylüyorsa tedarikçi ya soru sormak zorunda kalır ya da birini seçer.

Gelen teklifleri nasıl karşılaştırmalıyım?

Teklifleri yalnızca genel toplama bakarak değil, aynı esasa göre kalem kalem karşılaştırın. Her yanıtı aynı para birimine getirin, her kalemin aynı kod, miktar ve UOM için fiyatlandırıldığını kontrol edin ve nelerin kapsam dışı bırakıldığını not edin.

1. Kapsamı kontrol edin: tüm kalemlere teklif verilmiş mi, ikame edilen veya eksik olan var mı?
2. Birim fiyatı, sizin istediğiniz birimle karşılaştırarak kontrol edin.
3. Teslimat bedelini, teslim tarihini (sizin aralığınıza göre) ve geçerlilik süresini karşılaştırın.
4. Önerilen belgeleri ve ödeme koşullarını karşılaştırın.
5. Liman bazında teklif istediyseniz bunları ayrı sütunlarda tutun.

Üç kalemi dışarıda bırakan veya farklı bir ambalaj boyutu üzerinden fiyat veren daha düşük bir toplam, daha ucuz değildir.

Sonraki adım

IMPA kodunu bulmak için halat veya kelepçe için kataloğu arayın, ardından kalemleri RFQ sepetine ekleyin ya da kendi listenizi belge olarak gönderin. ShipsBay nasıl çalışır sayfası, gönderdikten sonra neler olduğunu açıklar.