¿Cómo preparar una RFQ de suministros para buques que los proveedores puedan cotizar correctamente?

¿Qué debe contener una RFQ de pertrechos de buque?

Una RFQ de pertrechos de buque debe contener todo lo que el proveedor necesita para valorar y entregar sin tener que preguntar: los datos del buque y del puerto para todo el pedido y, en cada línea, un código IMPA, una descripción exacta, una cantidad y una unidad de medida. Lo que quede abierto, el proveedor lo supondrá o lo valorará con un margen de seguridad.

Piense en la solicitud como dos partes. La cabecera describe el pedido: quién compra, para qué buque, dónde y cuándo se entrega, y qué documentos y condiciones de pago se aplican. Las líneas describen la mercancía. Las secciones siguientes siguen ese orden.

¿Qué datos del buque y de la entrega necesita el proveedor?

Indique el nombre del buque, su número IMO, el puerto de entrega, la llegada y la salida previstas y la modalidad de entrega. El proveedor los usa para comprobar que el pedido puede estar a bordo en el tiempo que el buque estará realmente allí.

• Número IMO. Son las letras «IMO» más siete dígitos, asignados una sola vez a un buque y conservados cuando el buque cambia de nombre o de bandera, según la OMI (IMO). Elimina dudas cuando los nombres son parecidos.
• Puerto y ETA/ETD. Indique el puerto (y el muelle, la terminal o el fondeadero si se conocen) y declare la ETA y, cuando se disponga de ellas, la ETB y la ETD. Una estancia de solo unas horas cambia lo que un proveedor puede prometer.
• Plazo de entrega. Indique la fecha más temprana y la más tardía en que puede aceptar la mercancía, no solo «urgente».
• Modalidad de entrega. Al costado, en lancha hasta un fondeadero, a través del agente portuario, o a una dirección en tierra.
• Contacto. Un nombre, un correo electrónico y un teléfono localizables durante la escala, y el contacto del agente portuario si se ha designado uno.

¿Cómo se redacta cada línea de la RFQ?

Redacte cada línea como código IMPA, descripción exacta, cantidad y unidad de medida (UOM). La IMPA Marine Stores Guide vincula cada código de seis dígitos a una descripción concreta, de modo que el código elimina la mayor parte de la ambigüedad; la descripción y la UOM lo confirman. Cuando un artículo tenga número de pieza del fabricante, indíquelo también.

Las tres líneas siguientes usan códigos y descripciones registrados en la referencia IMPA de este sitio (contrastados con el catálogo público de ShipServ). La columna UOM muestra lo que normalmente escribiría; confirme la unidad que el catálogo indica para el código antes de enviar.

Las líneas 1 y 2 solo se diferencian en la medida, y las medidas son códigos distintos, por eso es un error suponer «un grillete de 12 o de 14 mm». Para repuestos técnicos, añada fabricante, modelo, número de serie, dimensiones, material y cualquier marca alternativa aceptable. Consulte qué es un código IMPA.

¿Qué documentos, embalaje, moneda y condiciones de pago debo solicitar?

Indíquelos en la RFQ, antes de cotizar, no después de la entrega. Las peticiones habituales son albarán de entrega, factura, lista de embalaje, certificado de conformidad, hoja de datos de seguridad u hoja técnica del producto para productos químicos y pinturas, garantía y cualquier certificado de clase o de calibración que el artículo requiera.

• Embalaje y marcado. Indique cómo deben marcarse las cajas o los palés (nombre del buque, puerto, número de pedido) y cualquier límite de tamaño o peso de los bultos para izarlos. Son requisitos suyos; no existe una norma de marcado universal que citar.
• Moneda. Pida una sola moneda (USD, EUR o local).
• Condiciones de pago. Anticipado, crédito con un número de días, o el estándar de su empresa.
• Validez de la cotización. Pregunte durante cuántos días se mantienen los precios. Una cotización que caduca antes de su aprobación de compra sirve de poco.
• Sustitutos y entrega parcial. Indique si se aceptan alternativas o entregas fraccionadas.

¿Cuáles son los errores más comunes en una RFQ?

Los errores más comunes son la falta de UOM, una medida ambigua, la ausencia de puerto o de ETA y mezclar distintos tipos de mercancía en una misma lista.

• UOM ausente o poco clara. «10 cajas», «10 cartones», «10 kg» y «10 piezas» son pedidos distintos. Consulte las unidades de medida en las compras marítimas.
• Medida ambigua. «Grillete 12» podría ser milímetros o una fracción de pulgada, y podría ser un grillete de lira o uno recto. Indique la unidad y el tipo.
• Sin puerto ni ETA. Sin ellos el proveedor no puede juzgar la disponibilidad ni la logística.
• Mezclar provisiones y repuestos. Los alimentos frescos, los pertrechos de cubierta y los repuestos de máquinas suelen obtenerse de proveedores distintos con plazos distintos. Agrupe las líneas por categoría o envíe solicitudes separadas.
• Código y descripción discrepan. Si el código dice una cosa y el texto otra, el proveedor tiene que preguntar o elige una de las dos.

¿Cómo comparo las cotizaciones recibidas?

Compare las cotizaciones línea por línea sobre la misma base, no solo por el total. Ponga cada respuesta en la misma moneda, compruebe que cada línea está valorada para el mismo código, cantidad y UOM, y anote lo que queda excluido.

1. Compruebe la cobertura: ¿están cotizadas todas las líneas, hay alguna sustituida o ausente?
2. Compruebe el precio unitario frente a la unidad que pidió.
3. Compare el coste de entrega, la fecha de entrega frente a su plazo y la validez.
4. Compare los documentos y las condiciones de pago ofrecidos.
5. Si pidió cotizaciones por puerto, manténgalas en columnas separadas.

Un total más bajo que omite tres líneas, o que cotiza un tamaño de envase distinto, no es más barato.

Siguiente paso

Busque en el catálogo un cabo o un grillete para encontrar el código IMPA y después incorpore las líneas al carrito de RFQ, o envíe su propia lista como documento. Cómo funciona ShipsBay explica qué ocurre después de enviar.