Как подготовить RFQ на судовое снабжение, чтобы поставщики дали точную цену

Что должен содержать RFQ на судовое снабжение?

RFQ на судовое снабжение должен содержать всё, что нужно поставщику, чтобы назвать цену и поставить товар без встречных вопросов: данные судна и порта для всего заказа, а для каждой строки — код IMPA, точное описание, количество и единицу измерения. Всё, что оставлено открытым, поставщик либо угадывает, либо закладывает в цену с запасом.

Представьте запрос в двух частях. Шапка описывает заказ: кто покупает, для какого судна, где и когда поставка, какие документы и условия оплаты действуют. Строки описывают товар. Разделы ниже следуют этому порядку.

Какие данные о судне и поставке нужны поставщику?

Укажите название судна, его номер IMO, порт поставки, ожидаемое время прибытия и отхода, а также способ поставки. По этим данным поставщик проверяет, можно ли доставить заказ на борт за то время, которое судно действительно будет в порту.

• Номер IMO. Это буквы «IMO» и семь цифр; по данным IMO, он присваивается судну один раз и сохраняется при смене названия или флага. Он снимает сомнения, когда названия похожи.
• Порт и ETA/ETD. Назовите порт (а также причал, терминал или якорную стоянку, если они известны) и укажите ETA и, при наличии, ETB и ETD. Если судно стоит всего несколько часов, это меняет то, что поставщик может пообещать.
• Окно поставки. Назовите самую раннюю и самую позднюю дату, когда вы можете принять товар, а не просто «срочно».
• Способ поставки. К борту судна, катером на якорную стоянку, через судового агента или по адресу на суше.
• Контакт. Имя, e-mail и телефон, доступные во время стоянки в порту, и контакт судового агента, если он назначен.

Как записать каждую строку RFQ?

Записывайте каждую строку как код IMPA, точное описание, количество и единицу измерения (UOM). IMPA Marine Stores Guide связывает каждый шестизначный код с одним конкретным описанием, поэтому код снимает большую часть неоднозначности, а описание и UOM её подтверждают. Если у позиции есть номер детали производителя, укажите и его.

Три строки ниже используют коды и описания, записанные в справочнике IMPA этого сайта (сверено с публичным каталогом ShipServ). В столбце UOM показано то, что вы обычно пишете; перед отправкой уточните единицу, которую каталог указывает для этого кода.

Строки 1 и 2 отличаются только размером, а размеры имеют отдельные коды, поэтому писать «скоба 12 или 14 мм» наугад — ошибка. Для технических запасных частей добавьте производителя, модель, серийный номер, размеры, материал и допустимую альтернативную марку. См. что такое код IMPA.

Какие документы, упаковку, валюту и условия оплаты следует запросить?

Укажите их в RFQ, до подачи предложения, а не после поставки. Обычно запрашивают накладную, счёт, упаковочный лист, сертификат соответствия, паспорт безопасности (safety data sheet) или технический паспорт (product data sheet) для химикатов и красок, гарантию и любой классификационный или калибровочный сертификат, который нужен для изделия.

• Упаковка и маркировка. Скажите, как должны быть промаркированы коробки или паллеты (название судна, порт, номер заказа), и укажите любые ограничения по размеру или весу места для подъёма. Это ваши собственные требования; универсального правила маркировки, на которое можно сослаться, не существует.
• Валюта. Запросите одну валюту (USD, EUR или местную).
• Условия оплаты. Предоплата, кредит на определённое число дней или стандарт вашей компании.
• Срок действия предложения. Спросите, сколько дней цены остаются в силе. Предложение, срок которого истекает раньше вашего внутреннего согласования закупки, малополезно.
• Замены и частичная поставка. Укажите, допустимы ли альтернативы или поставка частями.

Какие ошибки в RFQ встречаются чаще всего?

Чаще всего встречаются отсутствие UOM, неоднозначный размер, отсутствие порта или ETA и смешивание разных видов товаров в одном списке.

• Отсутствующая или неясная UOM. «10 boxes», «10 cartons», «10 kg» и «10 pieces» — это разные заказы. См. единицы измерения в морских закупках.
• Неоднозначный размер. «Shackle 12» может означать миллиметры или долю дюйма, а также скобу bow или straight. Указывайте единицу и тип.
• Нет порта или ETA. Без них поставщик не может оценить наличие или логистику.
• Смешивание провизии и запасных частей. Свежие продукты, палубное снабжение и запчасти для машинного отделения обычно закупаются у разных поставщиков с разными сроками. Группируйте строки по категориям или отправляйте отдельные запросы.
• Код и описание не совпадают. Если код говорит одно, а текст другое, поставщику приходится уточнять или выбирать одно из двух.

Как сравнивать полученные предложения?

Сравнивайте предложения построчно на одной основе, а не только по итоговой сумме. Приведите каждый ответ к одной валюте, проверьте, что каждая строка оценена по тому же коду, количеству и UOM, и отметьте, что исключено.

1. Проверьте охват: все ли строки оценены, нет ли замен или пропусков?
2. Сверьте цену за единицу с единицей, которую вы запрашивали.
3. Сравните стоимость доставки, дату поставки относительно вашего окна и срок действия.
4. Сравните предлагаемые документы и условия оплаты.
5. Если вы запрашивали цены по отдельным портам, держите их в отдельных столбцах.

Более низкая итоговая сумма, в которой пропущены три строки или указан другой размер упаковки, не означает более дешёвого предложения.

Следующий шаг

Найдите код IMPA, поискав в каталоге канат или скобу, затем добавьте строки в корзину RFQ или отправьте собственный список документом. Как работает ShipsBay — о том, что происходит после отправки.