So bereiten Sie eine RFQ für Schiffsbedarf vor, die Lieferanten korrekt anbieten können

Was sollte eine RFQ für Schiffsbedarf enthalten?

Eine RFQ für Schiffsbedarf sollte alles enthalten, was ein Lieferant zum Bepreisen und Liefern ohne Rückfrage braucht: die Schiffs- und Hafendaten für die gesamte Bestellung und für jede Zeile einen IMPA-Code, eine genaue Beschreibung, eine Menge und eine Mengeneinheit. Alles, was offen bleibt, wird vom Lieferanten geraten oder mit einem Sicherheitsaufschlag bepreist.

Stellen Sie sich die Anfrage in zwei Teilen vor. Der Kopf beschreibt die Bestellung: wer kauft, welches Schiff, wo und wann geliefert wird, welche Dokumente und Zahlungsbedingungen gelten. Die Zeilen beschreiben die Ware. Die folgenden Abschnitte folgen dieser Reihenfolge.

Welche Schiffs- und Lieferangaben braucht der Lieferant?

Nennen Sie Schiffsnamen, IMO-Nummer, Lieferhafen, voraussichtliche Ankunft und Abfahrt sowie die Lieferart. Der Lieferant prüft damit, ob sich die Bestellung in der Zeit an Bord bringen lässt, in der das Schiff tatsächlich dort liegt.

• IMO-Nummer. Sie besteht aus den Buchstaben „IMO“ und sieben Ziffern, wird einem Schiff nach Angaben der IMO einmalig zugeteilt und bleibt bei einem Namens- oder Flaggenwechsel erhalten. Sie beseitigt Zweifel bei ähnlichen Namen.
• Hafen und ETA/ETD. Nennen Sie den Hafen (und Liegeplatz, Terminal oder Ankerplatz, falls bekannt) und geben Sie ETA und, wo verfügbar, ETB und ETD an. Ein Schiff, das nur wenige Stunden bleibt, verändert, was ein Lieferant zusagen kann.
• Lieferfenster. Nennen Sie den frühesten und den spätesten Termin, zu dem Sie Ware annehmen können, nicht nur „dringend“.
• Lieferart. Längsseits, per Barkasse zum Ankerplatz, über den Hafenagenten oder an eine Adresse an Land.
• Kontakt. Ein Name, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer, die während des Hafenaufenthalts erreichbar sind, sowie der Kontakt des Hafenagenten, falls einer bestellt ist.

Wie schreibe ich jede RFQ-Zeile?

Schreiben Sie jede Zeile als IMPA-Code, genaue Beschreibung, Menge und Mengeneinheit (UOM). Der IMPA Marine Stores Guide ordnet jedem sechsstelligen Code genau eine Beschreibung zu, sodass der Code die meiste Mehrdeutigkeit beseitigt; Beschreibung und UOM bestätigen ihn. Hat ein Artikel eine Teilenummer des Herstellers, geben Sie auch diese an.

Die drei Zeilen unten verwenden Codes und Beschreibungen aus der IMPA-Referenz dieser Website (abgeglichen mit dem öffentlichen ShipServ-Katalog). Die Spalte UOM zeigt, was Sie typischerweise schreiben würden; bestätigen Sie vor dem Senden die Einheit, die der Katalog für den Code nennt.

Die Zeilen 1 und 2 unterscheiden sich nur in der Größe, und Größen sind eigene Codes; deshalb ist es ein Fehler, einfach „einen 12- oder 14-mm-Schäkel“ zu raten. Bei technischen Ersatzteilen ergänzen Sie Hersteller, Modell, Seriennummer, Abmessungen, Werkstoff und jede zulässige alternative Marke. Siehe was ein IMPA-Code ist.

Welche Dokumente, Verpackung, Währung und Zahlungsbedingungen sollte ich verlangen?

Nennen Sie sie in der RFQ, vor dem Angebot, nicht erst nach der Lieferung. Typische Anforderungen sind Lieferschein, Rechnung, Packliste, Konformitätszeugnis, Sicherheitsdatenblatt oder Produktdatenblatt für Chemikalien und Farben, Gewährleistung sowie jedes Klassen- oder Kalibrierzeugnis, das der Artikel braucht.

• Verpackung und Kennzeichnung. Geben Sie an, wie Kartons oder Paletten zu kennzeichnen sind (Schiffsname, Hafen, Bestellnummer) und ob es Grenzen für Packstückgröße oder -gewicht zum Hieven gibt. Das sind Ihre eigenen Anforderungen; es gibt keine allgemeingültige Kennzeichnungsregel, die man anführen könnte.
• Währung. Verlangen Sie eine einzige Währung (USD, EUR oder lokal).
• Zahlungsbedingungen. Vorauszahlung, Zahlungsziel mit einer Anzahl Tagen oder Ihr Unternehmensstandard.
• Angebotsgültigkeit. Fragen Sie, wie viele Tage die Preise gelten. Ein Angebot, das vor Ihrer Einkaufsfreigabe verfällt, nützt wenig.
• Ersatzlieferungen und Teillieferung. Sagen Sie, ob Alternativen oder geteilte Lieferungen akzeptabel sind.

Was sind die häufigsten RFQ-Fehler?

Die häufigsten Fehler sind eine fehlende UOM, eine mehrdeutige Größe, kein Hafen oder keine ETA und das Mischen verschiedener Warenarten in einer Liste.

• Fehlende oder unklare UOM. „10 Schachteln“, „10 Kartons“, „10 kg“ und „10 Stück“ sind verschiedene Bestellungen. Siehe Mengeneinheiten im maritimen Einkauf.
• Mehrdeutige Größe. „Schäkel 12“ könnte Millimeter oder einen Bruchteil eines Zolls bedeuten und könnte ein Bügel- oder ein gerader Schäkel sein. Nennen Sie die Einheit und den Typ.
• Kein Hafen oder keine ETA. Ohne sie kann der Lieferant Verfügbarkeit und Logistik nicht beurteilen.
• Proviant und Ersatzteile mischen. Frische Lebensmittel, Decksbedarf und Maschinenersatzteile werden meist von verschiedenen Lieferanten mit unterschiedlichen Lieferzeiten bezogen. Gruppieren Sie die Zeilen nach Kategorie oder senden Sie getrennte Anfragen.
• Code und Beschreibung widersprechen sich. Wenn der Code das eine sagt und der Text etwas anderes, muss der Lieferant nachfragen oder wählt eines davon.

Wie vergleiche ich die eingehenden Angebote?

Vergleichen Sie Angebote Zeile für Zeile auf derselben Grundlage, nicht allein nach der Gesamtsumme. Bringen Sie jede Antwort in dieselbe Währung, prüfen Sie, dass jede Zeile für denselben Code, dieselbe Menge und dieselbe UOM bepreist ist, und notieren Sie, was ausgeschlossen ist.

1. Prüfen Sie die Abdeckung: Sind alle Zeilen angeboten, sind welche ersetzt oder fehlen sie?
2. Prüfen Sie den Stückpreis gegen die Einheit, die Sie angefragt haben.
3. Vergleichen Sie Lieferkosten, Liefertermin gegen Ihr Fenster und Gültigkeit.
4. Vergleichen Sie die angebotenen Dokumente und Zahlungsbedingungen.
5. Wenn Sie Angebote je Hafen angefragt haben, halten Sie sie in getrennten Spalten.

Eine niedrigere Summe, die drei Zeilen auslässt oder eine andere Gebindegröße anbietet, ist nicht günstiger.

Nächster Schritt

Suchen Sie im Katalog nach einem Tau oder Schäkel, um den IMPA-Code zu finden, und legen Sie die Zeilen dann in den RFQ-Warenkorb oder senden Sie Ihre eigene Liste als Dokument. So funktioniert ShipsBay erklärt, was nach dem Senden geschieht.