Was ist ein IMPA-Code und wie suchen Sie damit?

Was ist ein IMPA-Code?

Ein IMPA-Code ist eine sechsstellige Nummer, die einen ganz bestimmten Artikel im Marine Stores Guide (MSG) kennzeichnet, dem Katalog für Schiffsbedarf der International Marine Purchasing Association (IMPA). Die IMPA wurde 1978 gegründet, und das sechsstellige Format ist seit etwa vierzig Jahren unverändert. Einkäufer und Lieferanten verwenden „IMPA-Code“ oft als Kurzbezeichnung für das gesamte System.

Der Guide beschreibt jeden Code als an eine einzelne Beschreibung gebunden. Genau darin liegt der Sinn: Ein Einkäufer in einem Land und ein Lieferant in einem anderen können denselben Artikel benennen, ohne eine gemeinsame Sprache oder Marke zu teilen. Nach Angaben der IMPA führt der Guide mehr als 50.000 Produkte auf, und ihre FAQ spricht von 34 Kategorien. Der gedruckte Guide erscheint etwa alle fünf Jahre (die 7. Ausgabe 2018, die 8. vor Kurzem), während die elektronischen Daten alle sechs Monate aktualisiert werden.

Wie liest man die sechs Ziffern (SS GG II)?

Lesen Sie den Code als drei Zahlenpaare: Sektion, Gruppe, Artikel. Das erste Paar (SS) ist die Kategorie, das zweite Paar (GG) die Produktfamilie innerhalb dieser Kategorie, und das dritte Paar (II) der konkrete Artikel, in der Regel eine Größe, ein Werkstoff oder eine Spezifikation.

Die öffentlichen Beschreibungen des Codesystems stimmen in diesem allgemeinen Aufbau überein, doch die Grenzen zwischen den Paaren sind auf den eigenen Webseiten der IMPA nicht ausdrücklich festgelegt. Verstehen Sie Gruppen- und Artikelpaar als Lesehilfe für einen Code, und bestätigen Sie den genauen Artikel stets anhand der schriftlichen Beschreibung im Guide oder in aktuellen Katalogdaten. Die ersten zwei Ziffern sind für die Kategorie verlässlich: Tauwerk und Trossen liegt in Sektion 21, Sicherheitsausrüstung in 33, Handwerkzeuge in 61, Ventile und Hähne in 75.

Warum entspricht ein Code genau einem Artikel?

Ein Code kennzeichnet einen vollständig spezifizierten Artikel, sodass jede Größe, jeder Werkstoff, jede Farbe und jede Nennleistung eines Produkts einen eigenen Code hat. Benachbarte Codes gehören meist zur selben Produktfamilie, sind aber nicht austauschbar.

So läuft zum Beispiel eine Reihe gerader Schäkel aus Edelstahl mit steigendem Bolzendurchmesser durch aufeinanderfolgende Artikelnummern. Ein Schäkel mit 12 mm und ein Schäkel mit 14 mm sind zwei Codes, obwohl das Produkt auf einem Foto gleich aussieht. Ebenso sind ein Overall in Größe M und in Größe L oder in Weiß und in Blau jeweils eigene Codes.

Daraus ergeben sich zwei praktische Folgerungen:

• Runden Sie einen Code nie auf eine „nahe gelegene“ Nummer. Ein benachbarter Code ist eine andere Größe oder Spezifikation.
• Wenn es für die benötigte Größe keinen Code gibt, nehmen Sie nicht den nächstliegenden. Beschreiben Sie den Artikel in Worten mit Abmessungen und fragen Sie den Lieferanten, was er anbieten kann.

Auch die Mengeneinheit gehört zum Code. Tauwerk wird typischerweise pro Coil geführt und Rohr pro Länge, sodass ein Code Ihnen sagt, was eine bestellte Einheit ist. Siehe den Leitfaden zu Mengeneinheiten im maritimen Einkauf.

Wie suchen Sie in einem Katalog nach einem IMPA-Code?

Geben Sie die sechs Ziffern ohne Leerzeichen oder Punkte in das Suchfeld des Katalogs ein und prüfen Sie dann, ob Name und Größe der Anzeige zu Ihrer Bedarfsanforderung passen. Eine Codesuche liefert den Artikel, der diese Nummer trägt; die Beschreibung ist also Ihr Nachweis, dass Sie die richtigen Ziffern eingegeben haben. Derselbe Code kann als mehrere Einträge erscheinen, wenn mehr als ein Lieferant ihn anbietet.

1. Kopieren Sie den Code genau aus Ihrer Bedarfsliste oder Anforderung. Vertauschte oder fehlende Ziffern führen zu einem anderen Artikel.
2. Hat der Code nur fünf Stellen, setzen Sie nicht eigenmächtig eine Null davor. Eine fehlende Ziffer deutet meist auf einen Abschreibfehler hin, und das Auffüllen kann den Artikel in die falsche Sektion einordnen.
3. Vergleichen Sie die angezeigte Beschreibung, Größe und Einheit mit Ihrer Liste.
4. Wenn nichts gefunden wird, suchen Sie nach Produktname und Größe, zum Beispiel mit einer Suche nach Festmacherleinen, und lesen Sie die Beschreibungen.

Sie können auch den Katalog nach Kategorien durchblättern, wenn Sie nur die Produktfamilie kennen.

Was tun, wenn Sie nur eine Lieferanten-Teilenummer haben?

Eine Teilenummer des Herstellers oder Lieferanten ist eine andere Kennung als ein IMPA-Code, und beide lassen sich nicht direkt ineinander umrechnen. Viele Ersatzteile einer Markenmaschine werden über die eigene Teilenummer des Herstellers bestellt und haben gar keinen IMPA-Code; eine Suche über die IMPA-Nummer findet dann nichts.

Senden Sie stattdessen Folgendes:

• Hersteller, Modell und die Teilenummer, die auf dem Artikel oder im Handbuch steht;
• den Namen der Maschine oder Ausrüstung mit der Seriennummer, sofern das Teilebuch sie verlangt;
• die Beschreibung, die Abmessungen und die Menge samt Einheit;
• ein Foto des Teils oder seines Typenschilds, falls vorhanden.

Manche Produkte tragen beide Nummern. Geben Sie in diesem Fall beide an und nennen Sie, welche maßgeblich ist, falls sie einmal voneinander abweichen. Erraten Sie keinen IMPA-Code aus einem Namen: Ein falscher Tipp liefert einen falschen Artikel mit einem scheinbar korrekten Code.

Dürfen Sie IMPA-Codes ohne Lizenz verwenden?

Einen Code in einer Einkaufsanfrage zu suchen und anzugeben, ist übliche Praxis. Die Codes selbst sind urheberrechtlich geschützt, und die IMPA bietet eine Datenlizenz (eine Excel- oder CSV-Datei des gesamten Katalogs mit Bildern, mit getrennten Fassungen für Reeder und Schiffsmanager sowie für Lieferanten) für Organisationen an, die die Codes in ihre eigenen Systeme laden. Ein Katalog, der einen IMPA-Code zeigt, dient daher der bequemen Identifizierung, ist aber nicht die maßgebliche Quelle. Wenn es auf einen Artikel ankommt, prüfen Sie die Beschreibung im aktuellen Guide.

Was gehört in eine RFQ-Zeile?

Setzen Sie den IMPA-Code an den Anfang, dann die vollständige Beschreibung, die Einheit und die Menge, jeweils eine Zeile pro Artikel. Zum Beispiel: Code, „Festmacherleine, Größe wie gelistet“, Einheit CL, Menge 2. Hat die Zeile keinen Code, lassen Sie dieses Feld leer und geben stattdessen Abmessungen, Werkstoff und Marke oder Norm an.

So sollte auch eine Angebotsanfrage (RFQ) in ShipsBay aufgebaut sein: Wählen Sie Artikel aus dem Katalog, sammeln Sie sie im RFQ-Warenkorb oder senden Sie Ihre Liste als Dokument, wenn Sie bereits eine haben. Angebote gelten je Anfrage; prüfen Sie daher beim Eingang des Angebots Code, Größe und Einheit jeder Zeile.