¿Qué es un código IMPA y cómo se busca por él?

¿Qué es un código IMPA?

Un código IMPA es un número de seis dígitos que identifica un artículo exacto en la Marine Stores Guide (MSG), el catálogo de pertrechos de buque publicado por la International Marine Purchasing Association (IMPA). IMPA se fundó en 1978 y el formato de seis dígitos se ha mantenido igual durante unos cuarenta años. Compradores y vendedores suelen decir «código IMPA» como nombre abreviado de todo el sistema.

La guía describe cada código como vinculado a una descripción individual. Ese es su objetivo: un comprador de un país y un proveedor de otro pueden nombrar el mismo artículo sin compartir idioma ni marca. IMPA indica que la Guía recoge más de 50.000 productos, y sus preguntas frecuentes mencionan 34 categorías. La Guía impresa aparece aproximadamente cada cinco años (la 7.ª edición en 2018, la 8.ª más recientemente), mientras que los datos electrónicos se actualizan cada seis meses.

¿Cómo se leen los seis dígitos (SS GG II)?

Lea el código como tres pares: sección, grupo, artículo. El primer par (SS) es la categoría, el segundo (GG) es la familia de producto dentro de esa categoría y el tercero (II) es el artículo concreto, normalmente una medida, material o especificación.

Las descripciones públicas del sistema de codificación coinciden en este esquema general, pero los límites entre los pares no se detallan en las páginas web de IMPA. Considere los pares de grupo y de artículo como una forma de leer un código y confirme siempre el artículo exacto a partir de su descripción escrita en la Guía o en los datos vigentes del catálogo. Los dos primeros dígitos son fiables para la categoría: Cabos y estachas está en la sección 21, Equipos de seguridad en la 33, Herramientas manuales en la 61 y Válvulas y grifos en la 75.

¿Por qué un código es exactamente un artículo?

Un código identifica un artículo totalmente especificado, de modo que cada medida, material, color o capacidad de un producto tiene su propio código. Los códigos contiguos suelen pertenecer a la misma familia de producto, pero no son intercambiables.

Por ejemplo, una gama de grilletes rectos de acero inoxidable recorre números de artículo consecutivos a medida que aumenta el diámetro del perno. Un grillete de 12 mm y uno de 14 mm son dos códigos, aunque el producto parezca el mismo en una foto. Del mismo modo, un mono de trabajo en talla mediana y en talla grande, o en blanco y en azul, son códigos distintos.

De ello se derivan dos consecuencias prácticas:

• No redondee nunca un código al número «cercano». Un código vecino es otra medida o especificación.
• Si la medida que necesita no tiene código, no fuerce el más próximo. Describa el artículo con palabras, con sus dimensiones, y pregunte al proveedor qué puede ofrecer.

La unidad de medida también pertenece al código. El cabo suele figurar por rollo y la tubería por tramo, de modo que el código le indica qué es una unidad pedida. Consulte la guía sobre unidades de medida en las compras marítimas.

¿Cómo se busca en un catálogo por código IMPA?

Escriba los seis dígitos, sin espacios ni puntos, en el cuadro de búsqueda del catálogo y compruebe que el nombre y la medida mostrados coinciden con su requisición. Una búsqueda por código devuelve el artículo que lleva ese número, de modo que la descripción es la prueba de que ha escrito los dígitos correctos. El mismo código puede aparecer en más de un anuncio cuando lo ofrece más de un proveedor.

1. Copie el código de su lista de pertrechos o de su requisición exactamente. Unos dígitos cambiados u omitidos apuntan a otro artículo.
2. Si el código tiene cinco dígitos, no añada un cero delante por su cuenta. La falta de un dígito suele indicar un error de copia, y rellenarlo puede situar el artículo en una sección equivocada.
3. Compare la descripción, la medida y la unidad devueltas con su lista.
4. Si no se devuelve nada, busque por nombre de producto y medida, por ejemplo una búsqueda de cabo de amarre, y lea las descripciones.

También puede explorar el catálogo por categoría cuando solo conozca la familia de producto.

¿Qué hacer si solo tiene un número de pieza del proveedor?

Un número de pieza del fabricante o del proveedor es un identificador distinto de un código IMPA, y ambos no se convierten directamente. Muchos repuestos de una máquina de marca se piden por el número de pieza del propio fabricante y no tienen ningún código IMPA, por lo que buscarlos por número IMPA no dará resultados.

Qué enviar en su lugar:

• el fabricante, el modelo y el número de pieza impreso en el artículo o en el manual de instrucciones;
• el nombre de la máquina o del equipo con su número de serie cuando el catálogo de piezas lo pida;
• la descripción, las dimensiones y la cantidad, con la unidad;
• una foto de la pieza o de su placa de características, si la tiene.

Algunos productos llevan ambos números. En ese caso indique los dos y señale cuál prevalece si alguna vez no coinciden. No adivine un código IMPA a partir de un nombre: una suposición errónea entrega un artículo equivocado con un código de apariencia correcta.

¿Se pueden usar los códigos IMPA sin licencia?

Buscar e indicar un código en una solicitud de compra es práctica habitual. Los códigos en sí están protegidos por derechos de autor, e IMPA ofrece una licencia de datos (un archivo Excel o CSV con el catálogo completo y sus imágenes, con versiones distintas para armadores y gestores navales y para proveedores) a las organizaciones que cargan los códigos en sus propios sistemas. Por tanto, un catálogo que muestra un código IMPA es una comodidad para identificar, no el registro oficial. Cuando un artículo es importante, compruebe la descripción con la Guía vigente.

¿Qué debe poner en una línea de RFQ?

Ponga primero el código IMPA y después la descripción completa, la unidad y la cantidad, una línea por artículo. Por ejemplo: código, «Cabo de amarre, medida según listado», unidad CL, cantidad 2. Si la línea no tiene código, deje ese campo en blanco y escriba las dimensiones, el material y la marca o la norma.

Así debe construirse también una solicitud de cotización (RFQ) en ShipsBay: elija artículos del catálogo, reúnalos en el carrito de RFQ o envíe su lista como documento si ya la tiene. Las cotizaciones se dan por solicitud, así que compruebe el código, la medida y la unidad de cada línea cuando llegue la cotización.