Che cos'è un codice IMPA e come si cerca un articolo con esso?

Che cos'è un codice IMPA?

Un codice IMPA è un numero di sei cifre che identifica un preciso articolo nella Marine Stores Guide (MSG), il catalogo delle forniture di bordo pubblicato dall'International Marine Purchasing Association (IMPA). L'IMPA è nata nel 1978 e il formato a sei cifre è rimasto invariato per circa quarant'anni. Acquirenti e fornitori usano spesso «codice IMPA» come nome abbreviato per l'intero sistema.

La Guida descrive ogni codice come legato a un'unica descrizione individuale. È questo il suo scopo: un acquirente di un Paese e un fornitore di un altro possono indicare lo stesso articolo senza condividere una lingua o una marca. L'IMPA dichiara che la Guida elenca oltre 50.000 prodotti e le sue FAQ parlano di 34 categorie. La Guida cartacea esce all'incirca ogni cinque anni (la 7a edizione nel 2018, l'8a più di recente), mentre i dati elettronici vengono aggiornati ogni sei mesi.

Come si leggono le sei cifre (SS GG II)?

Il codice si legge come tre coppie: sezione, gruppo, articolo. La prima coppia (SS) è la categoria, la seconda (GG) è la famiglia di prodotti all'interno di quella categoria e la terza (II) è l'articolo specifico, di norma una dimensione, un materiale o una specifica.

Le descrizioni pubbliche del sistema di codifica concordano su questa struttura generale, ma i confini tra le coppie non sono indicati esplicitamente nelle pagine web dell'IMPA. Si consideri la suddivisione in gruppo e articolo come un modo per leggere un codice e si confermi sempre l'articolo esatto in base alla descrizione scritta nella Guida o nei dati di catalogo aggiornati. Le prime due cifre sono affidabili per la categoria: Cime e gomene si trova nella sezione 21, Dotazioni di sicurezza nella 33, Utensili manuali nella 61, Valvole e rubinetti nella 75.

Perché un codice corrisponde esattamente a un articolo?

Un codice identifica un articolo completamente specificato: ogni dimensione, materiale, colore o valore nominale di un prodotto ha quindi un proprio codice. I codici vicini appartengono di solito alla stessa famiglia di prodotti, ma non sono intercambiabili.

Ad esempio, una gamma di grilli dritti in acciaio inox scorre attraverso numeri di articolo consecutivi all'aumentare del diametro del perno. Un grillo da 12 mm e uno da 14 mm sono due codici, anche se in fotografia il prodotto sembra lo stesso. Allo stesso modo una tuta da lavoro in taglia media e in taglia grande, oppure bianca e blu, hanno codici distinti.

Ne derivano due conseguenze pratiche:

• Non arrotondare mai un codice al numero «vicino». Un codice adiacente è una dimensione o una specifica diversa.
• Se la dimensione che serve non ha un codice, non forzare quello più simile. Descrivere l'articolo a parole, con le dimensioni, e chiedere al fornitore che cosa può offrire.

Anche l'unità di misura fa parte del codice. La cima è tipicamente indicata per matassa e il tubo per lunghezza, quindi il codice dice che cosa è una unità ordinata. Si veda la guida sulle unità di misura negli acquisti marittimi.

Come si cerca in un catalogo per codice IMPA?

Si digitano le sei cifre, senza spazi né punti, nella casella di ricerca del catalogo, quindi si verifica che il nome e la dimensione mostrati corrispondano alla propria richiesta d'acquisto. La ricerca per codice restituisce l'articolo che porta quel numero, per cui la descrizione è la prova di aver digitato le cifre giuste. Lo stesso codice può comparire in più di una scheda quando più fornitori lo offrono.

1. Copiare il codice dalla lista delle forniture o dalla richiesta d'acquisto esattamente com'è. Cifre invertite o mancanti indicano un articolo diverso.
2. Se il codice è lungo cinque cifre, non aggiungere uno zero davanti di propria iniziativa. Una cifra mancante indica di solito un errore di trascrizione e il riempimento può far classificare l'articolo nella sezione sbagliata.
3. Confrontare descrizione, dimensione e unità restituite con la propria lista.
4. Se non compare nulla, cercare per nome del prodotto e dimensione, ad esempio una ricerca di cime d'ormeggio, e leggere le descrizioni.

È anche possibile sfogliare il catalogo per categoria quando si conosce soltanto la famiglia di prodotti.

E se si dispone soltanto del codice articolo del fornitore?

Il codice articolo di un costruttore o di un fornitore è un identificativo diverso dal codice IMPA e i due non si convertono direttamente. Molti ricambi di una macchina di marca si ordinano con il codice articolo del costruttore e non hanno alcun codice IMPA, per cui cercarli con un numero IMPA non darà risultati.

Che cosa inviare in alternativa:

• il costruttore, il modello e il codice articolo riportato sul pezzo o nel manuale d'istruzioni;
• il nome della macchina o dell'apparecchiatura con il numero di serie, dove il catalogo ricambi lo richiede;
• la descrizione, le dimensioni e la quantità, con l'unità;
• una fotografia del pezzo o della sua targhetta, se disponibile.

Alcuni prodotti riportano entrambi i numeri. In tal caso indicarli entrambi e specificare quale prevale se mai non coincidessero. Non ipotizzare un codice IMPA a partire da un nome: un'ipotesi sbagliata fa consegnare un articolo sbagliato con un codice dall'aspetto corretto.

Si possono usare i codici IMPA senza licenza?

Cercare e citare un codice in una richiesta d'acquisto è prassi ordinaria. I codici stessi sono protetti da copyright e l'IMPA offre una Data Licence (un file Excel o CSV dell'intero catalogo con le immagini, con versioni distinte per armatori e gestori di navi e per i fornitori) alle organizzazioni che caricano i codici nei propri sistemi. Un catalogo che mostra un codice IMPA è quindi un comodo strumento di identificazione, non il documento di riferimento ufficiale. Quando un articolo è importante, si verifichi la descrizione rispetto alla Guida in vigore.

Che cosa indicare in una riga di RFQ?

Indicare per primo il codice IMPA, poi la descrizione completa, l'unità e la quantità, una riga per articolo. Ad esempio: codice, «Cima d'ormeggio, dimensione come da elenco», unità CL, quantità 2. Se la riga non ha un codice, lasciare vuoto quel campo e scrivere invece le dimensioni, il materiale e la marca o la norma.

È così che andrebbe costruita anche una richiesta di offerta (RFQ) in ShipsBay: scegliere gli articoli dal catalogo, raccoglierli nel carrello RFQ oppure inviare la propria lista come documento se ne è già disponibile una. Le offerte sono formulate per singola richiesta, quindi si verifichino codice, dimensione e unità di ogni riga quando arriva l'offerta.