Come preparare una RFQ di forniture di bordo che i fornitori possano quotare correttamente

Che cosa deve contenere una RFQ di forniture di bordo?

Una RFQ di forniture di bordo deve contenere tutto ciò che serve al fornitore per quotare e consegnare senza dover chiedere chiarimenti: i dati della nave e del porto per l'intero ordine e, per ogni riga, un codice IMPA, una descrizione esatta, una quantità e un'unità di misura. Ciò che resta indefinito viene o ipotizzato dal fornitore o quotato con un margine di sicurezza.

Conviene pensare alla richiesta in due parti. L'intestazione descrive l'ordine: chi acquista, per quale nave, dove e quando avviene la consegna, quali documenti e condizioni di pagamento si applicano. Le righe descrivono la merce. Le sezioni seguenti rispettano questo ordine.

Quali dati di nave e di consegna servono al fornitore?

Indicare il nome della nave, il suo numero IMO, il porto di consegna, l'arrivo e la partenza previsti e la modalità di consegna. Il fornitore li usa per verificare che l'ordine possa essere portato a bordo nel tempo in cui la nave sarà effettivamente presente.

• Numero IMO. Sono le lettere «IMO» più sette cifre, assegnate una sola volta a una nave e mantenute quando la nave cambia nome o bandiera, secondo l'IMO. Elimina ogni dubbio quando i nomi sono simili.
• Porto ed ETA/ETD. Indicare il porto (e l'ormeggio, il terminal o la rada, se noti) e specificare ETA e, se disponibili, ETB ed ETD. Una nave che si ferma solo poche ore cambia ciò che un fornitore può promettere.
• Finestra di consegna. Indicare la data più anticipata e quella più tardiva in cui si può accettare la merce, non semplicemente «urgente».
• Modalità di consegna. Lungo bordo, con lancia in rada, tramite l'agente marittimo oppure a un indirizzo a terra.
• Contatto. Un nome, un indirizzo e-mail e un telefono raggiungibili durante la sosta in porto, e il contatto dell'agente marittimo se ne è stato nominato uno.

Come si scrive ogni riga della RFQ?

Scrivere ogni riga come codice IMPA, descrizione esatta, quantità e unità di misura (UOM). La IMPA Marine Stores Guide lega ogni codice di sei cifre a una descrizione specifica, per cui il codice elimina gran parte dell'ambiguità; la descrizione e la UOM lo confermano. Se un articolo ha un codice del costruttore, indicare anche quello.

Le tre righe seguenti usano codici e descrizioni registrati nel riferimento IMPA di questo sito (verificati con il catalogo pubblico ShipServ). La colonna UOM mostra ciò che di solito si scriverebbe; confermare l'unità indicata dal catalogo per il codice prima di inviare.

Le righe 1 e 2 differiscono solo per la dimensione, e le dimensioni sono codici distinti: per questo ipotizzare «un grillo da 12 o 14 mm» è un errore. Per i ricambi tecnici aggiungere costruttore, modello, numero di serie, dimensioni, materiale ed eventuali marche alternative accettabili. Si veda che cos'è un codice IMPA.

Quali documenti, imballaggio, valuta e condizioni di pagamento conviene richiedere?

Indicarli nella RFQ, prima della quotazione, non dopo la consegna. Le richieste tipiche sono bolla di consegna, fattura, packing list, certificato di conformità, scheda di sicurezza o scheda tecnica per prodotti chimici e vernici, garanzia ed eventuali certificati di classe o di taratura richiesti dall'articolo.

• Imballaggio e marcatura. Indicare come devono essere marcati cartoni o pallet (nome della nave, porto, numero d'ordine) e ogni limite di dimensione o peso del collo per il sollevamento. Sono requisiti propri dell'acquirente; non esiste una regola universale di marcatura da citare.
• Valuta. Richiedere un'unica valuta (USD, EUR o locale).
• Condizioni di pagamento. Anticipato, a credito con un numero di giorni, oppure lo standard della propria società.
• Validità dell'offerta. Chiedere per quanti giorni i prezzi restano validi. Un'offerta che scade prima dell'approvazione degli acquisti serve a poco.
• Sostituti e consegna parziale. Specificare se sono accettabili alternative o consegne frazionate.

Quali sono gli errori più comuni nelle RFQ?

Gli errori più comuni sono una UOM mancante, una dimensione ambigua, l'assenza di porto o ETA e la miscela di merci di natura diversa in un'unica lista.

• UOM mancante o poco chiara. «10 scatole», «10 cartoni», «10 kg» e «10 pezzi» sono ordini diversi. Si vedano le unità di misura negli acquisti marittimi.
• Dimensione ambigua. «Grillo 12» potrebbe indicare millimetri o una frazione di pollice e potrebbe essere un grillo ad arco o dritto. Indicare l'unità e il tipo.
• Nessun porto o ETA. Senza di essi il fornitore non può valutare disponibilità e logistica.
• Miscela di provviste e ricambi. Alimenti freschi, forniture di coperta e ricambi di macchina si reperiscono di solito presso fornitori diversi con tempi di consegna diversi. Raggruppare le righe per categoria oppure inviare richieste separate.
• Codice e descrizione in disaccordo. Se il codice dice una cosa e il testo un'altra, il fornitore deve chiedere chiarimenti oppure sceglie una delle due.

Come si confrontano le offerte ricevute?

Confrontare le offerte riga per riga su basi uguali, non soltanto in base al totale complessivo. Riportare ogni risposta nella stessa valuta, verificare che ogni riga sia quotata per lo stesso codice, la stessa quantità e la stessa UOM, e annotare ciò che è escluso.

1. Verificare la copertura: tutte le righe sono quotate, ce ne sono di sostituite o mancanti?
2. Verificare il prezzo unitario rispetto all'unità richiesta.
3. Confrontare costo di consegna, data di consegna rispetto alla propria finestra e validità.
4. Confrontare i documenti e le condizioni di pagamento offerti.
5. Se sono state richieste quotazioni per porto, tenerle in colonne separate.

Un totale più basso che omette tre righe, o che quota una confezione di formato diverso, non è più conveniente.

Passo successivo

Cercare nel catalogo una cima o un grillo per trovare il codice IMPA, poi inserire le righe nel carrello RFQ, oppure inviare la propria lista come documento. Come funziona ShipsBay spiega che cosa accade dopo l'invio.